Assistant(e) administratif(ve) de la Pépinière d’Entreprises Innovantes
- CDI
- GUYANE DEVELOPPEMENT INNOVATION
- Poste à pourvoir le 15 septembre 2022
Missions
Présentation du poste :
Intitulé du poste : Assistant(e) administratif(ve) de la PEI
Le positionnement du Collaborateur au sein de l’organisation : Elle (il) est rattaché(e) au Responsable de la Pépinière d’entreprises innovantes (PEI). Elle (il) est également amené(e) à collaborer avec le département Administration Générale.
Le statut ou la classification du poste : Niveau 3 (non cadre) tel que prévu dans la Convention CNER UCCAR
Salaire : entre 28 418,04€ et 30 312,58€ brut annuel (sur 12 mois) selon expérience
La situation du poste : Contrat à Durée indéterminée
L’Assistant(e) a pour missions principales :
- Accueil physique et téléphonique de GDI,
- Assister dans leur gestion administrative les entreprises hébergées au sein de la PEI,
- Assister à l’animation de la PEI au profit des entreprises hébergées et des porteurs de projets,
- Gérer et suivre les plannings de location,
- Assister le Responsable de la PEI dans ses missions de gestion de la PEI,
L‘Assistant(e) se verra confier les tâches suivantes :
- Actions de prospection et de valorisation de la PEI
- Suivi des porteurs de projets
- Accueil des porteurs de projets afin de répondre à leur demande en matière d'hébergement,
- En liaison avec le Responsable de la PEI, s’assurer de la bonne orientation et de l’accompagnement des porteurs de projets,
- En liaison avec le Responsable de la PEI, organiser la sélection et la présentation des dossiers de candidature des futurs pépins en Comité.
- Animation de la PEI :
- Gérer l’agenda du Responsable de la PEI,
- Organiser les interventions externes au profit des entreprises hébergées et des publics identifiés,
- Accompagner et préparer les entreprises en vue de leurs sorties de la PEI,
- Participer à l'animation de la PEI, lieu d'échange et de stimulation de l’innovation,
- Mettre en œuvre les outils de communication internes et externes,
- Assurer, sur demande, des missions de standard téléphonique et de secrétariat au profit des entreprises hébergées,
- Effectuer, sur demande, des démarches administratives au profit des entreprises hébergées,
- Gérer les courriers entrants et sortants des entreprises hébergées.
- Suivi de la gestion immobilière et mobilière de la PEI
- Veiller au bon fonctionnement administratif de la PEI
- Organiser et gérer les espaces et services mis à disposition des entreprises hébergées
- Assurer la maintenance du matériel mis à la disposition des entreprises
- Assurer le suivi des factures émises par les prestataires de service de la PEI
- Assurer le suivi du bon encaissement des loyers et des prestations connexes
- Mettre en œuvre les procédures de recouvrement des loyers impayés
- S’assurer du bon fonctionnement technique du bâtiment en liaison avec le Responsable de la PEI
- Participer au processus de consultation et de sélection des prestataires de service de la PEI,
- Assister les différents départements de GDI :
- Assurer des missions de secrétariat et administratives pour le département administration générale,
- Participer en support aux missions d’animations des différents départements de GDI,
- Gérer les courriers entrants et sortants de GDI en liaison avec le département administration générale,
- Suivre la gestion du matériel et du mobilier de GDI.
Profil
Le contexte de la situation de travail
Le champ des relations du poste :
En INTERNE
- Collaboration étroite avec le Responsable de la PEI
- Collaboration régulière avec le pôle Administration générale
- Collaboration ponctuelle avec autres services de GDI
En EXTERNE
- Visiteurs physiques et interlocuteurs téléphoniques de la PEI
- Entreprises hébergées
- Prestataires de services
- Partenaires de GDI
Le champ d’autonomie, de responsabilité et de technicité du poste :
- Organise et réalise son travail en référence aux procédures définies avec le Responsable de la PEI
- Assure la permanence du pôle gestion de sites en l’absence du Responsable de la PEI
- A accès à des informations parfois confidentielles
- Peut fournir des réponses directement, à partir des éléments de la PEI dont il (ou elle) a connaissance
- Priorisation des tâches
Les difficultés, spécificités et les contraintes du poste :
- Respect strict des horaires et disponibilité en cas de nécessités
- Mobilité au sein de la PEI
- Confidentialité et discrétion
- Qualité des prestations rendues aux entreprises
- Grande rigueur dans le travail
Les exigences du poste
Savoirs (connaissances théoriques nécessaires) et savoir faire (être capable de ...) :
- Connaissances de la définition d’une pépinière et de la différence avec une couveuse, un incubateur et une maison d’entreprises,
- Techniques de secrétariat et d’organisation,
- Méthodologie de gestion de projets,
- Connaissances des normes rédactionnelles,
- Éléments de base en gestion comptable et administrative,
- Techniques commerciales,
- Maitrise des principaux progiciels de bureautique (traitement de texte et tableurs, gestion de fichiers),
- S’organiser méthodiquement et de manière efficiente,
- Capacité de travail en grande autonomie et prise d’initiatives
- Aptitude rédactionnelle,
- Capacité de synthèse,
- Capacité à gérer simultanément plusieurs tâches,
- Curiosité professionnelle, adaptabilit,
- Capacité à hiérarchiser et prioriser les tâches
- Anticipation, organisation, respect des délais, discernement
- Respect des procédures
- Capacité à prendre et argumenter ses décisions
Savoir être (qualités nécessaires à la tenue du poste) :
- Etre réactif et disponible,
- Bonne expression orale et écrite
- Qualités relationnelles : sens de l’écoute, diplomatie, psychologie, patience
- Réactivité, initiative
- Confidentialité, discrétion
- Disponibilité (les horaires de travail pouvant être modulées en fonction des animations au sein de la PEI)
- Esprit d’analyse et de synthèse
- Capacité à faire circuler l’information
- Force de proposition
Diplôme et expérience professionnelle souhaités
De type Bac +2 (BTS, DUT...) en support de l’action managériale ou en gestion de la PMI/PME.
Une expérience professionnelle significative dans un poste similaire serait apprécié.
Contact
Merci d’adresser CV et lettre de motivation à l’attention du directeur de GDI - Par mail : contact@ardi-gdi.fr